Úvod do systému Fakturace

Vítejte v uživatelském manuálu systému Fakturace. Tento systém byl navržen s cílem poskytnout jednoduché, ale přitom komplexní řešení pro správu faktur, klientů a financí pro podnikatele a firmy všech velikostí. V tomto manuálu najdete podrobné informace o všech funkcích systému a návody, jak je efektivně využívat.

Přehled hlavních funkcí

Technické požadavky

Systém Fakturace je webová aplikace, která funguje ve všech moderních prohlížečích. Pro bezproblémové využívání systému doporučujeme:

Základní pojmy

Pro snadnější orientaci v systému je dobré znát základní pojmy, které se v něm používají:

Registrace a přihlášení

Pro začátek práce se systémem Fakturace je potřeba vytvořit uživatelský účet. Proces registrace je jednoduchý a trvá jen několik minut.

Vytvoření účtu

Pro vytvoření nového účtu následujte tyto kroky:

1. Na úvodní stránce klikněte na tlačítko Registrovat v pravém horním rohu.
2. Vyplňte registrační formulář:
   • Jméno a příjmení - vaše celé jméno
   • E-mail - bude použit jako přihlašovací jméno
   • Heslo - zvolte silné heslo (min. 8 znaků, obsahující písmena a číslice)
   • Potvrzení hesla - zadejte heslo znovu pro kontrolu
3. Potvrďte, že souhlasíte s podmínkami služby a zásadami ochrany osobních údajů.
4. Klikněte na tlačítko Registrovat.

Přihlášení do systému

Pro přihlášení do již existujícího účtu následujte tyto kroky:

1. Na úvodní stránce klikněte na tlačítko Přihlásit se v pravém horním rohu.
2. Zadejte svůj e-mail a heslo, které jste použili při registraci.
3. Klikněte na tlačítko Přihlásit se.

Obnovení zapomenutého hesla

Pokud jste zapomněli své heslo, můžete ho jednoduše obnovit:

1. Na přihlašovací stránce klikněte na odkaz Zapomenuté heslo.
2. Zadejte e-mail, který jste použili při registraci.
3. Klikněte na tlačítko Odeslat odkaz pro obnovení.
4. Na váš e-mail bude odeslán odkaz pro vytvoření nového hesla.
5. Klikněte na odkaz v e-mailu a zadejte nové heslo.

Nastavení profilu a údajů o firmě

Po prvním přihlášení je důležité správně nastavit váš uživatelský profil a údaje o vaší firmě. Tyto informace se budou používat v systému a zobrazovat na fakturách.

Přístup k profilu

Pro přístup k nastavení profilu:

1. V hlavním menu klikněte na položku Profil.
2. Stránka profilu obsahuje několik záložek pro různé typy nastavení.

Údaje o vaší firmě nebo živnosti

Pro nastavení nebo úpravu údajů o vaší firmě:

1. V profilu klikněte na záložku Údaje o firmě.
2. Vyplňte všechny potřebné údaje:
   • Název firmy/jméno (zobrazí se na fakturách jako dodavatel)
   • IČO (identifikační číslo)
   • DIČ (daňové identifikační číslo, pokud jste plátce DPH)
   • Adresa (ulice, číslo popisné, město, PSČ)
   • Telefon
   • Email
   • Web (webové stránky vaší firmy)
3. Klikněte na tlačítko Uložit změny.

Bankovní účty

Nastavení bankovních účtů pro zobrazení na fakturách:

1. V profilu klikněte na záložku Bankovní účty.
2. Pro přidání nového účtu vyplňte:
   • Název banky
   • Číslo účtu
   • IBAN (pro mezinárodní platby)
   • SWIFT (pro mezinárodní platby)
   • Měna účtu
3. Klikněte na tlačítko Přidat účet.

Přístup pro účetního

Systém umožňuje udělit přístup vašemu účetnímu, aby mohl prohlížet faktury:

1. V profilu klikněte na záložku Přístup pro účetního.
2. Zadejte emailovou adresu účetního, kterému chcete udělit přístup.
3. Vyberte úroveň oprávnění (jen pro čtení nebo s možností úprav).
4. Klikněte na tlačítko Povolit přístup.

Změna hesla

Pro změnu přihlašovacího hesla:

1. V profilu klikněte na záložku Změna hesla.
2. Zadejte vaše současné heslo.
3. Zadejte nové heslo a potvrďte ho.
4. Klikněte na tlačítko Změnit heslo.

Elektronické podpisy

Systém umožňuje nastavit elektronický podpis, který se zobrazuje na fakturách:

1. V profilu klikněte na záložku Elektronické podpisy.
2. Můžete využít následující možnosti:
• Nahrát obrázek podpisu - nahrát soubor s naskenovaným podpisem (podporované formáty: PNG, JPG)
• Vytvořit elektronický podpis - vytvořit podpis přímo v prohlížeči pomocí kreslení myší
3. Po nahrání nebo vytvoření podpisu klikněte na Uložit podpis.
4. Váš podpis pak bude automaticky přidán na faktury, pokud tuto volbu při vytváření faktury aktivujete.

Dvoufázové ověření (2FA)

Pro zvýšení bezpečnosti vašeho účtu můžete aktivovat dvoufázové ověření:

1. V profilu klikněte na záložku Zabezpečení účtu.
2. Vyberte možnost Aktivovat 2FA.
3. Nastínóm vašeho mobilního telefonu načtěte zobrazený QR kód do autentikační aplikace (např. Google Authenticator).
4. Zadejte kód z aplikace pro potvrzení nastavení.
5. Uložte si záložní kódy pro případ ztráty přístupu k vašemu zařízení.

Cloudové heslo

Pro nastavení cloudového hesla, které umožňuje ukládání a synchronizaci dat:

1. V profilu klikněte na záložku Cloudové služby.
2. Pro aktivaci cloudového úložiště:
• Zaškrtněte volbu Aktivovat cloudové úložiště
• Vytvořte nové cloudové heslo (odlišné od vašeho přihlašovacího hesla)
• Vyberte preferovaný typ šifrování dat
3. Klikněte na Aktivovat cloud.

Údaje o firmě

Správné nastavení údajů o vaší firmě je klíčové pro vytváření faktur. Tyto informace se budou zobrazovat na všech fakturách jako údaje o dodavateli.

Přidání údajů o firmě

Pro nastavení údajů o firmě:

1. V hlavním menu klikněte na Nastavení.
2. Vyberte sekci Údaje o firmě.
3. Vyplňte všechny relevantní údaje:
   • Název firmy
   • IČO (Identifikační číslo organizace)
   • DIČ (Daňové identifikační číslo, pokud jste plátce DPH)
   • Adresa (ulice, číslo popisné, město, PSČ)
   • Kontaktní telefon
   • Kontaktní e-mail
   • Webové stránky (volitelné)
4. Klikněte na tlačítko Uložit.

Bankovní údaje

Pro přidání bankovních údajů pro platby:

1. V sekci Údaje o firmě přejděte na záložku Bankovní účty.
2. Klikněte na tlačítko Přidat bankovní účet.
3. Vyplňte požadované údaje:
   • Název banky
   • Číslo účtu
   • IBAN (pro mezinárodní platby)
   • SWIFT/BIC (pro mezinárodní platby)
   • Měna účtu
   • Zaškrtněte Výchozí účet, pokud chcete, aby byl tento účet automaticky používán na nových fakturách
4. Klikněte na tlačítko Uložit.

Můžete přidat více bankovních účtů pro různé měny nebo účely. Při vytváření faktury budete moci vybrat, který účet chcete na faktuře použít.

Přidání nového klienta

Efektivní správa klientů je základem úspěšného fakturačního systému. V této části se dozvíte, jak přidat a spravovat vaše klienty.

Vytvoření nového klienta

Pro přidání nového klienta do systému:

1. V hlavním menu klikněte na Klienti.
2. Klikněte na tlačítko Nový klient.
3. Vyplňte formulář s údaji o klientovi:
   • Základní údaje:
     • Název společnosti nebo jméno a příjmení (u fyzických osob)
     • IČO (volitelné, ale doporučené pro firmy)
     • DIČ (volitelné, pro plátce DPH)
   • Fakturační adresa:
     • Ulice a číslo popisné
     • Město
     • PSČ
     • Stát (důležité pro mezinárodní klienty)
   • Kontaktní údaje:
     • E-mail
     • Telefon
     • Web (volitelné)
     • Kontaktní osoba (volitelné)
4. Klikněte na tlačítko Uložit.

Úprava údajů o klientovi

Systém umožňuje snadno aktualizovat informace o vašich klientech v případě potřeby.

Jak upravit klienta

Pro úpravu již existujícího klienta:

1. V sekci Klienti najděte požadovaného klienta v seznamu.
2. Klikněte na ikonu (Upravit) vedle jména klienta.
3. V otevřeném formuláři můžete měnit všechny údaje stejným způsobem jako při vytváření.
4. Pro uložení změn klikněte na tlačítko Uložit změny.

Vytvoření nové faktury

Vytváření faktur je jedním z hlavních úkonů, které budete v systému provádět. Systém je navržen tak, aby byl tento proces co nejjednodušší a nejrychlejší.

Základní kroky pro vytvoření faktury

Pro vytvoření nové faktury následujte tyto kroky:

1. V hlavním menu klikněte na Faktury.
2. Klikněte na tlačítko Nová faktura.
3. V sekci Základní údaje vyberte klienta ze seznamu nebo klikněte na Přidat nového klienta, pokud se jedná o nového klienta.
4. Zadejte základní údaje faktury:
   • Typ faktury - běžná faktura nebo proforma
   • Datum vystavení (předvyplněno aktuálním datem)
   • Datum zdanitelného plnění
   • Datum splatnosti (automaticky vypočítáno podle nastavené doby splatnosti)
   • Způsob platby (bankovní převod, hotovost atd.)
   • Měna (CZK, EUR, USD a další)
   • Firma - vyberte vaši firmu jako dodavatele (pokud jich máte více)
   • Volitelně můžete také nastavit podpis, který se zobrazí na faktuře
5. V sekci Položky faktury přidejte jednu nebo více položek faktury.
6. Po vyplnění všech údajů klikněte na Vytvořit fakturu.

Vyhledání klienta podle IČO

Systém umožňuje rychle najít údaje klienta podle IČO:

1. V sekci výběru klienta klikněte na tlačítko Najít podle IČO.
2. Zadejte IČO společnosti a klikněte na Vyhledat.
3. Systém automaticky načte dostupné údaje o společnosti.

Položky faktury

Po nastavení základních údajů faktury je potřeba přidat jednotlivé položky. Každá položka představuje zboží nebo službu, kterou fakturujete klientovi.

Přidání položek faktury

Pro přidání položek na fakturu:

1. V sekci Položky faktury vyplňte následující údaje v novem řádku tabulky:
   • Položka - název nebo popis zboží/služby
   • Množství - počet kusů nebo jednotek
   • Cena/ks (bez DPH) - cena za jednu jednotku bez DPH
   • Jednotka - např. ks, hod, m² (volitelné)
   • Sazba DPH - vyberte příslušnou sazbu DPH z rozevracího seznamu
2. Systém automaticky vypočítá celkovou cenu za položku včetně DPH.
3. Pro přidání další položky klikněte na tlačítko Přidat řádek.
4. Pokud potřebujete odstranit položku, klikněte na ikonu koše vedle příslušného řádku.

Specitní poznámky k faktuře

Na konci formuláře můžete přidat poznámky, které se zobrazí na faktuře:

1. V části Souhrn faktury můžete zadat:
• Poznámka k faktuře - dodatečné informace pro klienta, které se zobrazí na faktuře
• Interní poznámka - poznámka, která se nezobrazí na faktuře a je určena pouze pro vaši interní potřebu

Správa faktur

Efektivní správa vystavených faktur je klíčová pro dobrý přehled o vašich financích. Systém nabízí několik nástrojů pro práci s fakturami.

Přehled faktur

Pro zobrazení přehledu všech faktur:

1. V hlavním menu klikněte na Faktury.
2. Zobrazí se přehled s klíčovými statistikami:
   • Počet vystavených faktur
   • Nezaplacené faktury
   • Faktury po splatnosti
3. Níže se zobrazí seznam všech faktur se základními informacemi:
   • Číslo faktury
   • Klient
   • Datum vystavení
   • Datum splatnosti
   • Celková částka s DPH
   • Stav platby (nezaplaceno, zaplaceno)

Filtrování a vyhledávání faktur

Pro rychlejší nalezení konkrétních faktur můžete použít různé filtry:

1. V sekci Filtry a řazení nad seznamem faktur můžete nastavit:
• Status - všechny, zaplacené nebo nezaplacené faktury
• Typ faktury - běžné faktury nebo zálohové faktury (proforma)
• Klient - výběr konkrétního klienta ze seznamu
• Datum vystavení - výběr časového období
• Vyhledávání - textové vyhledávání podle čísla faktury, názvu klienta nebo IČO
2. Můžete také změnit řazení faktur (vzestupně/sestupně, podle data nebo částky).
3. Po nastavení filtrů klikněte na tlačítko Filtrovat pro zobrazení výsledků.

Detail faktury a označení jako zaplacené

Pro zobrazení detailu faktury a změnu jejího stavu:

1. V seznamu faktur klikněte na ikonu oka u příslušné faktury.
2. Zobrazí se kompletní detail faktury se všemi údaji:
• Údaje o dodavateli (vaše firma)
• Údaje o odběrateli (klient)
• Informace o faktuře (datum vystavení, splatnost, způsob platby)
• V případě bankovního převodu také bankovní údaje včetně QR kódu pro platbu
• Seznam položek faktury s cenami
• Celkový souhrn (základ DPH, DPH, celková částka)
3. Pro označení faktury jako zaplacené:
• Klikněte na tlačítko Označit jako zaplaceno
• Systém automaticky změní status faktury na "zaplaceno" a zaznamná datum platby

Hromadné akce s fakturami

Systém umožňuje provádět hromadné operace s více fakturami najednou:

1. V seznamu faktur zaškrtněte políčka u faktur, se kterými chcete pracovat.
2. V rozbalovacím menu Hromadné akce vyberte požadovanou operaci:
• Označit jako zaplacené - změní status vybraných faktur na "zaplaceno"
• Tisk - připraví vybrané faktury pro tisk
• Exportovat - umožní exportovat vybrané faktury do PDF nebo jiných formátů

Zobrazení a tisk faktury

Přehledné zobrazení faktur a možnost jejich tisku nebo exportu je základním požadavkem pro efektivní fakturaci.

Zobrazení detailu faktury

Pro zobrazení kompletního detailu faktury:

1. V seznamu faktur (na stránce Faktury) klikněte na ikonu oka u příslušné faktury.
2. Zobrazí se formulář faktury se všemi podrobnostmi rozdělený do několika částí:
• Hlavička faktury - základní údaje včetně čísla faktury a stavu platby
• Údaje o dodavateli - vaše firma s adresou a kontaktními údaji
• Údaje o odběrateli - klient s adresou a kontaktními údaji
• Detaily faktury - datumy, způsob platby, variabilní symbol
• Platba - bankovní údaje s QR kódem (pokud je zvolený způsob platby bankovní převod)
• Položky faktury - seznam jednotlivých položek s cenami
• Souhrn faktury - celkové částky, základ DPH, DPH a celkem k úhradě

Tisk a export faktury

Pro vytisknutí nebo exportování faktury do PDF:

1. V detailu faktury klikněte na tlačítko Tisk nebo Exportovat do PDF v horní části stránky.
2. Pro tisk se otevře dialog tisku prohlížeče, kde můžete:
• Vybrat tiskárnu
• Nastavit parametry tisku (barevně/černobíle, rozvržení stran)
• Vytisknout dokument na tiskárně nebo do PDF souboru
3. Při exportu do PDF se vytvoří soubor, který můžete stáhnout a následně:
• Poslat emailem klientovi
• Uložit do archivu
• Vytisknout později

Úprava dat faktury

V případě potřeby můžete některé údaje na faktuře upravit i po jejím vystavení:

1. V detailu faktury klikněte na tlačítko Upravit datumy.
2. Můžete změnit:
• Datum vystavení
• Datum splatnosti
3. Potvrďte změny kliknutím na tlačítko Uložit změny.

Export faktur do PDF

Export faktur do formátu PDF je základní možností pro sdílení faktur s klienty nebo jejich tisk. Systém nabízí několik možností přizpůsobení PDF dokumentu.

Export jedné faktury do PDF

Pro export konkrétní faktury do formátu PDF:

1. Otevřete detail faktury kliknutím na její číslo v seznamu faktur.
2. Klikněte na tlačítko Export a vyberte PDF.
3. V dialogovém okně můžete nastavit následující možnosti:
   • Vybrat šablonu vzhledu PDF
   • Zahrnout/vyloučit logo firmy
   • Přidat vodóznak (např. "KOPIE" nebo "ZAPLACENO")
   • Zahrnout QR kód pro platbu
4. Klikněte na tlačítko Exportovat.

Hromadný export více faktur

Pokud potřebujete exportovat více faktur najednou:

1. V sekci Faktury zaškrtněte faktury, které chcete exportovat.
2. Klikněte na tlačítko Hromadné akce a vyberte Exportovat do PDF.
3. Vyberte, zda chcete exportovat všechny faktury do jednoho PDF souboru nebo každou fakturu do samostatného souboru (zip archív).
4. Nastavte další možnosti exportu podobně jako u jednotlivého exportu.
5. Klikněte na tlačítko Exportovat vybrané.

Přizpůsobení šablony PDF

Systém nabízí možnost přizpůsobit vzhled vašich PDF faktur:

1. V hlavním menu přejděte na Nastavení.
2. Vyberte sekci Šablony PDF.
3. Můžete:
   • Vybrat jednu z předdefinovaných šablon
   • Upravit existující šablonu
   • Vytvořit zcela novou šablonu pomocí editor
4. Pro úpravu vzhledu můžete nastavit barvy, fonty, hlavičku, patičku a rozložení jednotlivých prvků.
5. Změny můžete průběžně kontrolovat v náhledu.

Export do Excelu

Export dat do formátu Excel je užitečný pro další analýzu nebo zpracování v jiných systémech.

Export seznamu faktur

Pro export seznamu faktur do Excelu:

1. V sekci Faktury použijte filtry pro výběr faktur, které chcete exportovat.
2. Klikněte na tlačítko Export a vyberte Excel.
3. Vyberte, které sloupce chcete zahrnout do exportovaného souboru:
   • Číslo faktury
   • Klient
   • Datum vystavení
   • Datum splatnosti
   • Celková částka
   • Základ DPH
   • DPH
   • Stav platby
   • a další...
4. Klikněte na tlačítko Exportovat.

Export detailů faktury

Pro export podrobných údajů konkrétní faktury včetně položek:

1. Otevřete detail faktury.
2. Klikněte na tlačítko Export a vyberte Excel (podrobný).
3. Excel soubor bude obsahovat nejen základní údaje o faktuře, ale i všechny její položky a případné platby.

Export seznamu klientů

Systém umožňuje také export seznamu klientů:

1. V sekci Klienti použijte filtry pro výběr klientů, které chcete exportovat.
2. Klikněte na tlačítko Export a vyberte Excel.
3. Vyberte, které údaje o klientech chcete zahrnout do exportu.
4. Klikněte na tlačítko Exportovat.

Dashboard a přehledy

Fakturační systém nabízí komplexní dashboard, který zobrazuje nejdůležitější informace o vašich financích na jednom místě.

Hlavní dashboard

Při přihlášení do systému se zobrazí hlavní dashboard, který obsahuje následující sekce:

• Souhrnné informace:
  • Celkový obrat za aktuální období
  • Počet vystavených faktur
  • Průměrná hodnota faktury
  • Celková částka nezaplacených faktur
• Grafy:
  • Vývoj příjmů v čase
  • Rozložení příjmů podle klientů
  • Poměr zaplacených a nezaplacených faktur
• Seznamy:
  • Faktury po splatnosti
  • Poslední vystavené faktury
  • Top klienti podle obratu

Přizpůsobení dashboardu

Dashboard si můžete přizpůsobit podle vašich potřeb:

1. Klikněte na tlačítko Upravit dashboard v pravém horním rohu.
2. Můžete:
   • Přidat nebo odebrat widgety
   • Změnit velikost a pozici jednotlivých widgetů
   • Nastavit časové období pro zobrazované údaje
   • Přidat vlastní filtry pro zobrazované data
3. Po dokončení úprav klikněte na tlačítko Uložit rozložení.

Přehled příjmů a statistiky

Systém nabízí podrobné statistiky a analýzy vašich příjmů, které vám pomohou lépe porozumět vašemu podnikání.

Analýza příjmů

Pro zobrazení podrobné analýzy příjmů:

1. V hlavním menu přejděte na Statistiky a vyberte Příjmy.
2. Nastavte časové období, které chcete analyzovat.
3. Systém zobrazí následující grafy a tabulky:
   • Vývoj příjmů v čase (denní, týdenní, měsíční nebo roční pohled)
   • Srovnání s předchozím obdobím
   • Rozložení příjmů podle kategorie služeb/zboží
   • Příjmy podle klientů
   • Příjmy podle způsobu platby
4. Kliknutím na libovolný graf můžete zobrazit detailnější informace.

Analýza klientů

Pro analýzu příjmů podle klientů:

1. V sekci Statistiky vyberte Klienti.
2. Systém zobrazí:
   • Top klienty podle celkového obratu
   • Frekvenci nákupů jednotlivých klientů
   • Průměrnou hodnotu faktury podle klientů
   • Rozdělení klientů podle kategorií nebo regionů
3. Můžete kliknout na konkrétního klienta pro zobrazení jeho detailního profilu s historií nákupů.

Finanční výkazy

Systém umožňuje generovat různé finanční výkazy pro analýzu a reporting.

Měsíční a roční výkazy

Pro vytvoření měsíčního nebo ročního finančního výkazu:

1. V sekci Statistiky vyberte Výkazy.
2. Vyberte typ výkazu: Měsíční nebo Roční.
3. Nastavte požadované období.
4. Klikněte na tlačítko Generovat výkaz.
5. Výkaz obsahuje:
   • Celkový obrat za období
   • Rozdělení příjmů podle sazeb DPH
   • Základ daně a DPH
   • Seznam všech faktur zahrnutých do výkazu
6. Výkaz můžete exportovat do PDF nebo Excel formátu.

Plánování a rozpočty

Pokročilé funkce systému umožňují nastavit finanční cíle a sledovat jejich plnění:

1. V sekci Statistiky vyberte Plánování.
2. Nastavte finanční cíle pro různá období (měsíce, kvartály, rok).
3. Systém automaticky porovnává skutečné příjmy s plánovanými cíli.
4. Zobrazují se grafy plnění cílů a predikce budoucích příjmů na základě aktuálních trendů.

Nastavení systému

Systém Fakturace nabízí řadu možností nastavení, díky kterým můžete přizpůsobit fungování aplikace vašim specifickým potřebám.

Základní nastavení systému

Pro přístup k nastavení systému:

1. V hlavním menu klikněte na Nastavení.
2. V základním nastavení můžete upravit:
   • Formát číslování faktur
   • Výchozí měnu
   • Výchozí dobu splatnosti faktur
   • Časové pásmo
   • Formát data a času
   • Jazyk rozhraní
3. Po provedení změn klikněte na tlačítko Uložit nastavení.